يحتفظ المستشفى والفريق الطبي بالسجلات طبية لمراجعة الحالات المرضية السابقة؛ وذلك للاستفادة منها في تشخيص الحالات المشابهة ومعالجتها والمساهمة في تقديم أفضل الخطط للعلاج، في حين يتم أخد قرار فيما يتعلق بتنظيم السجلات الطبية للمريض أو لمقدم الرعاية الطبية يجب إعداد نظام فعال يعمل بأداء جيد لنقل وتخزين وتحديث السجلات الطبية.
وإذا كان بإمكانك عمل نسخ من السجلات الطبية، خاصة المستندات الممسوحة ضوئياً وحفظها على جهاز الحاسوب، فإن ذلك يساهم في عملية تنظيم الملفات الطبية الورقية، حيث يتم تصميم الصفحة الأولى من السجل الطبيب؛ بحيث تحتوي على البيانات التالية، الاسم، تاريخ الميلاد، فصيلة الدم وبيانات أخرى، بحيث تساعد تلك البيانات في إنشاء السجل الطبي.
ويساعد تنظيم السجلات الطبية في تقديم رعاية أفضل وتحديد المخاطر الصحية والتحكم فيها قبل الوقوع في المخاطر. كما أن الاحتفاظ بنسخ من السجلات الطبية مهم جداً؛ حيث ستفيد في حالة تم تغيير أحد الأطباء والحصول على نسخ من السجلات طبية مطبوعة ومنظمة لتوفر الوقت للحصول على رعاية بشكل أسرع. وخاصة السجلات الطبية لمرضى القلب؛ حيث أن الاحتفاظ بسجلاتهم الطبية يعطي نتائج أفضل أي صحة أفضل؛ وذلك لأن مقدمي الرعاية الطبية يستطيعون رؤية تاريخهم الصحي بشكل أفضل، كما يؤدي الاحتفاظ بالسجلات الطبية إلى الاتصال المستمر بين المريض والطبيب.
تتبع بعض الدول نظام خاص لتنظيم السجلات الطبية مثل: الإسكندرية، حيث تعتمد نظام حفظ حسب المجموعة الطرفية للعدد الأخير، حيث يتم تقسيم الرقم الطبي إلى ثلاث مجموعات، وكل مجموعة تتكون من عددين وهي مجموعة أولية وثانوية وثالثة، وتتبع مستشفيات أخرى أنظمة تلوين مجموعات الأعداد للمساهمة في عملية حفظ السجلات على غلاف السجل الطبي، وذلك باستخدام عشرة ألوان مختلفة ليدل على الأعداد من 0 إلى 9 على شكل ملصقات.
وهناك أكثر من طريقة متّبعة لترتيب السجلات الطبية، حيث تقوم المستشفيات بتبويب البينات في السجل الطبي حسب مصدرها وحسب تسلسلها الزمني. وتقوم المستشفيات بمراجعة السجلات الطبية في كل فترة، مراجعة كمية لاستكمال البيانات الناقصة في السجل الطبي، ومراجعة نوعية للسجلات الطبية لتعزيز جودة الرعاية الطبية.
وقد تتبع مستشفيات أخرى أنظمة تصنيف وترميز البيانات باستخدام نظام موحد، وهو نظام أصدرته منظمة الصحة العالمية (who). نظام إدارة السجلات الطبية الفعال، وقد يعني فارق لبعض الأشخاص بين الحياة والموت، حيث يوصى باستخدام طريقة ذات تعقيد أكبر لحفظ السجلات؛ وذلك لحماية خصوصية السجلات الطبية.
العربية
