يعدّ التدريبنهجًا مختلفًا لتنمية قدراتالموظفين، فتوفير برامجتدريبية، يخلق لموظفيك فرصة للنمو،وتحقيقالأداء الأمثل؛من خلالالتغذية الراجعة المتسقة،وتقديم المشورةوالتوجيه، بدلًا منالاعتماد فقطعلى الجداول الزمنية.

وهنا نستعرض سبع خطواتتساعدفي خلقبيئة إيجابيةلتوفيرالتغذية الراجعة:

• بناء علاقةمن الثقة المتبادلة:

يقوم أساس أي علاقة تدريبية ناجحة علىالثقة المتبادلة، التي من دونها لا يمكن تنفيذ برنامج تدريبيهادف.

• توضيح أسباب الاجتماع:

يجبعلى المدير فيبداية الاجتماع ، توضيح أسباب الاجتماع بشكل محدد.

• تحديد المشكلات:

تعد هذه أهم خطوة، وهيإجماع الموظفين على وجود مشكلة في الأداء تتطلب حلًا. ومن أكبر الأخطاء التي يقترفها المديرون أنهم يتغاضونعن وجود مثل هذه المشكلات، ويهملون البحث عن حلول لها. ولإقناعالموظف بالاعتراف بالمشكلة يجبأنيكونالمدير قادرًاعلى تحديدطبيعةالمشكلةوالحصول علىاعتراف من الموظف بضرورةإيجاد حل لها؛ وذلك بتحديدالسلوكوتوضيحالعواقب.

وتتكون مهارةتحديدالسلوك من ثلاثة أجزاء:

* الاستشهاد بأمثلة محددة لهذهالمشكلات.

* توضيحتوقعات الأداءالخاص بكفيهذه الحالة.

* طلبالحصول على اعتراف من الموظفين بوجود مشكلة في الأداء.

وتتألفمهارةتوضيحالنتائج من جزءين:

* أن توضح لفريق عملك النتائجالمتوقعة نتيجة حدوث تلك المشكلة.

* أن تطلب من الموظف الاتفاقعلى أن هناك مشكلة في الأساس.

4-استكشافالبدائل:

بعدذلك، ابحث عن طرق أخرى تحسن،أوتصححالمشكلة؛بتشجيعالموظفعلى تحديد حلولبديلة. ويمكن الابتعاد تمامًاعن الحلول البديلة، إلا إذا كانالموظفغير قادرٍ علىالوصول إليها. ومن مميزات وجود حلول بديلة، أن تتوافر لديكخيارات متعددة لتحديد الأنسب لكل موظف.

ويتطلب ذلكمهارةالتفاعلوالتوسع؛ إذ يجب قبول اقتراحات الموظفين، ومناقشةمزايا هذا الاقتراحوعيوبه،وطلبتقديم اقتراحاتإضافية، وأن يُطلب منالموظفبيان كيفية حلهذهالمشكلة.

5-تحفيز الموظفين:

تتمثل الخطوة التالية في مساعدةالموظف على اختيارالحلالبديل. واحذر أن تعطي الحل على طبق من فضة لموظفك، بل حفزه على السعي وبذل الجهد في البحث عن هذاالحل.

ولتنفيذ هذه الخطوة،تأكد منالحصول علىالتزامشفهيمن الموظفبشأنما سيتم اتخاذه من إجراءاتومتىسيتماتخاذها.

6- التماس الأعذار:

قد يعتذر أحد الموظفين فيأثناء الاجتماع، وهنا، يجب أن تلتمس له العذر؛ فذلك يوطد العلاقة بينكما.

7- تقديمالاقتراحات:

يتفهم المدربونالمحترفون قيمةوأهمية إعطاء التغذية الراجعة عن الأداءالمستمر داخلالشركة، وإبداء الآراء حول الأداء، سواء كانت إيجابية أو سلبية.

وهناك ملاحظات يجب وضعها في الحسبان في أثناء إعطاء التغذيةالراجعة والتعبير عن الرأي:

* أعط رأيك في الوقت المناسب.

* اختردومًا الوقت المناسب لتعبر فيه عن رأيك، وذلك بعدأداء كل المهام، وليس قبل ذلك.

* كن محددًا، سواءكان رأيك إيجابيًا أو سلبيًا؛ وذلك لمساعدة الموظف على تحديد مساره، واتخاذ خطوات سليمة.

* ركّز على المشكلة وليس السبب: عندما تبدي رأيكلا تركز على سبب حدوث المشكلة، بل على طبيعة المشكلة ووضع حلول لها.

* تجنب لهجةالغضب والسخرية: كن ودودًا في أثناء التعبير عن رأيكالشخصي، وابتعد تمامًا عن لهجة الغضب والإحباطواليأس أوالسخرية.

واعلم أن ردود الفعل الإيجابيةتعزز من الأداء، وتحسن منالإنتاج بشكل كبير، بينما النقد المستمر ينفّر الموظف ويثبط همته؛لذلك حاول جاهدًا أن تكون آراؤك إيجابية وبنَّاءة.