ما هو مفهوم الخطة؟

الخطة أو ما يُعرف بعملية التخطيط، هي إحدى الأعمال الحيوية والمهمة التي يتم القيام بها من قِبل مجموعة متخصصة في المؤسسة، وتحتوي على مجموعة من العناصر والتعليمات والإجراءات المنهجية والمنظمة، متعلقة بطبيعة العمل الذي تقوم به المؤسسة، والتي يتم اتباعها لغايات تحقيق الأهداف الموضوعة.

وهنالك العديد من أنواع الخطط التي يتم كتابتها بناءً على طبيعة العمل الذي تنوي المؤسسة إنجازه أو القيام به، فهنالك الخطط الإنتاجية الخاصة بعمليات الإنتاج والخطط المالية التي تختص بالموارد المالية والاقتصادية للمؤسسات والشركات، وكذلك الخطط الاستثمارية التي يتم إعدادها وكتابتها لغايات تطوير العمليات الاستثمارية أو البدء بعملية استمثارية جديدة وغيرها من أنواع الخطط التي تُستخدم للوصول إلى كل ما تسعى المؤسسات إلى تحقيقه. ومن أهم ما تعمل الخطة وتُساعد على تحقيقه هو النمو الاقتصادي والتنمية الاقتصادية بشكل عام، فهي تُساعد على تحسين وتعزيز صورة الأعمال التي تقوم بها المؤسسات.

المبادئ الأساسية للتخطيط المالي:

العديد من المبادئ الأساسية والمهمة التي تعتمد عليها عملية التخطيط المالي وعملية كتابة الخطة المالية، فلا بُدّ من وجود مبادئ وقواعد خاصة يتبعها الشخص الذي يقوم بكتابة الخطة. ومن أهم هذه المبادئ هي ما يلي:

الواقعية: بناءً على هذا المبدأ يجب أن تتصف الخطة المالية بالمنطقية والواقعية، وأن لا يكون مبالغ فيها؛ حيث يجب أن تتم عملية رسم خطة تُناسب موارد المؤسسة الاقتصادية، والموارد المالية وكذلك البشرية، فعلى سبيل المثال يجب أن لا تتضمن الخطة الأهداف أو الأعمال التي تفوق قدرات المؤسسة.

المشاركة: فيما يخص الخطة، فيجب أن تتصف بقابلية المشاركة، وكذلك يجب أن يتم كتابتها مع مراعاة وجود العديد من الأطراف والجهات الذين يقومون بتطبيقها.

التوقيت الزمني والمكاني: فيما يخص التوقيت الزمني للخطة المالية، فيجب على الأفراد والجهات المسؤولة عن كتابة الخطة الأخذ بعين الاعتبار الفترة الزمنية التي سيتم فيها تطبيق الخطة وكذلك المكانية. فعلى سبيل المثال، لا يجوز وضع خطة لطرح منتج في الأسواق وهذا المنتج صيفي مثلاً الآيس كريم، وأن يكون موعد طرحه في فصل الشتاء يجب أن يتم مراعاة التوقيت المناسب للخطة بما يتلائم مع حاجة السوق. وفيما يخص التوقيت المكاني فيجب اختيار المكان المناسب للطرح فلا يجوز طرح منتج خاص للمسلمين في مكان لا يوجد فيه مسلمين.

التنسيق: يجب أن تتم عملية التنسيق بين جميع نواحي ومراحل الخطة، فلا يجوز كتابة خطة غير متناسقة أو غير متوافقة مع بعضها البعض.

التكامل: يجب أن تكون الخطة المالية المكتوبة متكاملة الخطوات وشاملة، فلا يجوز تخطي أحد المراحل المهمة وكتابة المرحلة التي تليها.

الشمول: يُعتبر الشمول من أهم المبادئ التي يجب أن يقوم الشخص كاتب الخطة المالية باتباعها، فيجب أن تكون الخطة شاملة على جميع الأمور الخاصة بالعمل، وموضحة لجميع الثغرات التي من الممكن أن تتعرض لها المؤسسة أو المنشأة في المستقبل.

تقديم التمويل للمؤسسة: من أهم المبادئ التي تحتوي عليها الخطة المالية أنها يجب أن توضح أوقات حاجتها للتمويل المالي، وكذلك كيفية الحصول على هذه الأموال وطرق سدادها وغيرها.

مراحل التخطيط المالي:

عادةً ما تشمل مرحلة كتابة الخطة أو ما يُمسى بالتخطيط بالعديد من المراحل الحيوية والمهمة. ومن أهم هذه المراحل ما يلي:

المرحلة التمهيدية: تحتوي هذه المرحلة على تحديد الأهداف والغايات التي تسعى المؤسسة أو الشركة لتحقيقها، فمن خلال تحديد الهدف يصبح من السهل كتابة الخطة وكذلك التخطيط لجميع المراحل التالية. وعادةً ما يتم تحديد الأهداف بناء على الإمكانيات والموارد المادية والبشرية التي تحتوي عليها المؤسسة.

المرحلة التفصيلية: من خلال هذه المرحلة، يتم توضيح جميع الأهداف المرسومة والعمل على بدء تطبيقها بشكل فعلي، وكذلك القيام بعملية ممارسة الأعمال بكل دقة وشمولية، من خلال عملية رسم وتوضيح الأبعاد والأضرار التي من الممكن أن تواجه المؤسسة والعاملين وذلك الإداريين خلال مرحلة تنفيذ العمل. وكذلك من خلال المرحلة التفصيلية يتم العمل بشكل فعلي بتنفيذ الممارسات الفنية والاستثمارات المالية المتنوعة.

مرحلة رسم الخطة وإقرارها: في هذه المرحلة يتم توضيح جميع النواحي الخاصة بالخطة، وكذلك العمل على إقرار الصورة النهائية الخاصة بالخطة، والتي تتمثل بعملية اختيار البديل الأمثل والأفضل بين جميع البدائل المتاحة.

البدء بتوزيع المهام: بعد القيام بعملية الاختيار بين البدائل، وتوثيق وتحديد جميع الأمور المسارات التي سوف تعمل المؤسسة على اتباعها، وتأتي مرحلة التنفيذ الفعلي للخطة المالية ويتم البدء بالعمل بمختلف الطرق والأساليب؛ للوصول إلى مرحلة تحقيق الأهداف.

التقويم والمتابعة: عادةً ما تعتمد المؤسسات الكبيرة والناجحة عملية التقيم والمتابعة للأعمال التي تقوم بها؛ للتأكد من أنها تسير بالشكل الصحيح والتأكد من أن الخطة تجري كما هو محدد لها.