قد يساعد اكتساب بعضالعادات الجيدة في تفاديأخطاءمكلفة، ولا سيما عندما يتعلق الأمر بإمساك الدفاتر.

يحتفظ رواد الأعمال بالكثير منالتفاصيل المالية، وهو ما له مميزات كثيرة، علمًا بأنه ليس هناك برامججديدة للتعلم، ولا يوجد خطرمن حدوث انهيارللنظام الذييفقدجميع بياناتك، كما أنك تستطيع تعديل ميزانيتكبقدر ماتحتاجمن دونالجلوس على طاولة.

ولكن حينما لايكون هناك نظام، فقد تحدث لك مفاجآت غير سارة بعيده تمامًا عن توقعاتك، وقد يضيع منك كثير من الفرص الثمينة، أو تنسى بعض الأوراق المهمة. لذلك تعد السيطرة على الأوضاع المالية داخل الشركة هي أهم ما يجب أن يضعه رجل الأعمال نصب عينيه؛ إذ تساعده في تحقيقأهداف طويلة الأجل والحفاظ عليها، والتغلب على مشكلة تقلب الأوضاع المالية، وربماتحسينالأرباح، كما يمكن أنتبقيه بعيدًا عن المشكلاتمع دائرةالإيرادات الداخلية.

وهنا، نعرض خمسنصائحلأصحاب الأعمال حول إمساك الدفاتر:

1-وضع خطةلتغطية النفقاتالكبيرة:

ما أهمية وضع خطةلتغطية النفقاتالكبيرة؟ نجيبك على هذا السؤال بأنك تكاد لا تفوتك أي فرصة لإنشاء مشروع تجاري أو الحصول على قرضعندما تتعثر لديك الأحوال المالية.

فعلى سبيل المثال، يمكنك تسجيل بعض المهام التي تقوم بها على تقويمك الخاص قبل تنفيذها بعام مقدمًا.. والأفضلمن ثلاث سنوات إلى خمس. يقولجيمسليماي، مديرشركة Daigle & Associates للمحاسبة ببوسطن: &ldquoتساعد هذه الخطةرجال الأعمال في التأهب لأي حدث والتخطيط للمستقبل&rdquo.

كذلك، ستتجنب، وفقًا لهذه الخطة سحب أي مبالغ خلالفتراتالتدفقفقط لتجد نفسك خلال شهور تعاني مشكلات التعثر.

2-تتبعالنفقات:

بخلاف ذلكقدتفوتك فرصة تقليل الضرائب المستحقة عليك. وهنا يقول رافاييل ماري المحاسببشركة نيوبورت بيتشبولاية كاليفورنيا، الذي يدرسدورة مالية لأصحاب المشروعاتفي جامعةببردين: &ldquoيجب أن تكون بطاقةالائتمانالتي تستخدمها فقط من أجل المشروعات التجارية&rdquo.

وتصنف معظم بيانات البطاقةجانب النفقات،حتى تتمكن منمعرفة أي نفقاتتتعلق بأنشطةالأعمال. وإذا كنت تستخدم بطاقة الائتمان الخاصة بكلتغطية نفقاتالأعمالالتجارية بشكل دائم، فقد لا تدفع نقدًا.

وينصح ماري أصحاب المشروعات بالمواظبة على تسجيل رحلات الأعمال، وكل النفقات فيالمخططالإلكتروني اليومي أو حتى على ورقة خارجية، ما يوفر عليهم جهدًا كبيرًا لسجلات الضرائب فيحالة المراجعة.

ويعلق ماري قائلًا: &ldquoبالنسبة إلى عوائدالضرائب، فهذه الأرقام ليست دقيقة؛ إذ تعلم مصلحة الضرائب جيدًا أن هذه الأرقام مجرد تقديرات. وعندمراجعة الحسابات،إذا لم تتمكن منإثبات وجود تلك الأرقام فقد يتم التخلص منها&rdquo.

ويستطرد ماري أن أحد عملائه يدخل رابطًا لخريطة Google في كلرحلةبدلًا من محاولةتذكر تدوين عدد الكيلو متراتعن كل رحلة يقوم بها. هذه البيانات، فضلًا عن تسجيلمخططاليوم عادة ما تكونكافية لحفظالسجلوإرضاء مصلحة الضرائب.

3-تسجيل الودائعبشكل صحيح:

وتعود أهمية ذلك إلى أن رجل الأعمال لا يدفع ضرائب على الأموال التي لا تعدّ دخولًا.

ويضيف ماري &ldquoعلى رجل الأعمال اعتمادنظام لحفظأنشطتهالماليةمباشرة، سواء كانجهاز كمبيوتر محمولًايستخدمهباستمرار، وجداول البيانات إكسلأو البرامج؛مثل Quickbooks. وعادة ما يقوم أصحاب الأعمال بإنشاء مجموعة متنوعة منالودائعفيحساباتهم المصرفيةخلال العام،بما في ذلك القروض، وإيرادات المبيعات والضخ النقديمنمدخراتهم الشخصية. والمشكلة في ذلك، أنه فينهاية السنة، فإن رجل الأعمال أو مسؤول إمساك الدفاتر الخاص به،قديكون سجلخطأًبعض الودائعوالدخل، ومن ثم يدفع رجل الأعمال ضرائب زائدة عن المستحقة عليه&rdquo.

4-تخصيص أموال لدفع الضرائب:

يمكن أنتفرض مصلحة الضرائب عقوبات وفوائدلعدمإيداع عائدات الضرائبالفصليةفي الوقت المحدد.

ولعدم الوقوع في مثل هذه المشكلة، يؤكد ماري ضرورة أن يخصص رائد الأعمال مبلغًا للضرائب على مدار العام ثم تدوين الموعدالنهائي لتسديد الضرائب علىتقويمه الخاص، وتحديد وقت، إذا اقتضت الضرورة ذلك، للتأكد من تسديد المدفوعات في المواعيد المحددة. ويحذر أيضًا من التهرب من دفع الضرائب تفاديًا للوقوع في صراعات مع مصلحة الضرائب؛ إذ سيضطر رائد الأعمال في هذه الحالة إلى دفع الضرائب المستحقة عليه بالإضافة إلى ضرائب موظفيه، وذلك حسب قواعد وتعليمات المصلحة.

5-مراقبة الفواتير:

تؤثر الفواتيرالمتأخرة(غير المسددة(سلبًا في التدفق النقدي. وهنا ينصح ماري بتعيين شخصفي الشركة لمراقبة جميع الفواتير بدقة متناهية؛ إذ يقول: &ldquoأنت بحاجة لأن تكون لديك خطة لكل ما يدور في شركتك؛ لأن بعض رجال الأعماليعتقدونأنه بمجرد إرسال الفاتورة، فقد أدوا مهمة الدفع على أكمل وجه، لكن الأمر ليس كذلك؛ لأن كل تأخير في السداد هو قرضمن دون فائدة،ويسبب ضررًا للتدفق النقدي.