أمست إدارة الاجتماعات مهارة لا بد للمدراء وقادة الفرق المختلفة التمكن منها؛ فلكي ننجز ما علينا من مهام ومسؤوليات يتعين علينا أن نتفق على هذه المهام، وأن يتوافق فريق العمل برمته عليها، وأن يعرف كل عضو فيه مهامه ومسؤولياته بدقة، وهو الأمر الذي يعني أن عقد الاجتماع أمر ضروري لإنجاز ما يتعين علينا إنجازه.

لكن، وعلى الرغم من ذلك، فمن الواجب أيضًا الإشارة إلى أنه ليس مهمًا أن تُعقد الاجتماعات أو لا، إنما الأهم هو أن تُحقق هذه الاجتماعات نتائجها المرجوة، وهو الأمر الذي لن يكون إلا عبر إتقان مهارة أو فن إدارة الاجتماعات.

قبل الاجتماع

قبل أن تقرر عقد اجتماع مع أعضاء فريقك، عليك أن تفكر في عدة أمور، مثل: هل الاجتماع ضروري؟ بمعنى هل ثمة حاجة ماسة للاجتماع بفريق العمل واستهلاك بعض من وقت العمل من أجل هذا الاجتماع؟ وهل هناك أي بديل ممكن عن هذا الاجتماع، كإرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني أو إجراء اتصال تليفوني أو غير ذلك من الوسائل.

إذا كان اجتماعك ضروريًا، ولا بديل له، فاختر أنسب الأوقات لعقده؛ فأحد أسباب فشل الاجتماع عقده في الوقت غير المناسب، كأن يقع حدث معين في بيئة العمل فيتم عقد الاجتماع بعد ذلك بمدة طويلة.

حاول، بقدر الإمكان، أن يكون عدد الأشخاص الذين ستدعوهم للاجتماع أقل ما يمكن؛ فكلما كثر عدد أعضاء الاجتماع كان عُرضة للفشل، اللهم إلا إذا كان الهدف من الاجتماع هو الحصول على معلومات أو اقتراحات من كل أعضاء الفريق، أو كانت القضية التي يتم بحثها في الاجتماع قضية عامة تخص جميع أعضاء فريق العمل.

وعليك أن تُعد مكان الاجتماع بشكل دقيق؛ بحيث يكون هناك تقارب جغرافي بين المشاركين فيه، واحرص على أن يكون ثمة نوع من التقارب بين هؤلاء الأشخاص أنفسهم. ويتعين كذلك تخصيص جدول للأعمال الخاصة بالاجتماع وأن ترسلها للأشخاص الذين سيشاركون في الاجتماع عبر البريد الإلكتروني؛ حتى يجهزوا أفكارهم واقتراحاتهم.

في قاعة الاجتماعات

والآن، بعد أن صار الجميع موجودًا في القاعة المخصصة للاجتماع، يجب أن تظهر لهم، كمدير، حرصك الشديد على وقتهم، ووقت العمل، أي أنه من الواجب عليك الحفاظ على الوقت وحُسن إدارته، فهذه واحدة من أبرز الأشياء التي تظهر فيها القدرة على إدارة الاجتماعات بشكل جيد ومثمر.

اشرح لأعضاء فريقك الهدف من الاجتماع، والغاية التي دعوتهم من أجلها، وما تبغي تحقيقه من وراء هذا الانعقاد، وحدد بنودًا واضحة للمناقشة، ثم اسمح للجميع بإبداء رأيه حول كل نقطة بحرية وأريحية تامة.

يساعدك وضع جدول للاجتماع، وتحديد بنوده بدقة، على عدم التطرق إلى موضوعات جانبية، أو الخروج بالاجتماع عن أهدافه ومساره المرسوم له سلفًا.

لا تترك موضوع النقاش، الذي تتحدث حوله في الاجتماع، دون اتخاذ قرار بشأنه؛ فمن دون اتخاذ قرار في الاجتماع لن يكون للاجتماع هدف ولا معنى، لكن احذر العجلة في اتخاذ القرار والقفز على النتائج.

قد يشهد الاجتماع صدامًا أو خلافًا حادًا في وجهات النظر، وهو تحدٍ يواجه مدير الاجتماع، ويتعين عليه، إن هو أراد إنجاح اجتماعه، أن يعمل على حله، عبر تحديد نقاط الاتفاق والاختلاف، ومحاولة الخروج من هذا المأزق.

وليس من المستحسن ترك شخصٌ ما يهيمن على الاجتماع أو يفرض آراءه وتوجهاته على الجميع، كما أنه من المتعين على مدير الاجتماع أن يلاحظ أولئك غير المنتبهين لما يجري في الاجتماع، وأن يعمل على جذب انتباههم لذاك الموضوع الذي يجري النقاش بشأنه.

نهاية الاجتماع

في نهاية الاجتماع عليك أن تُذكر أعضاء فريقك بالأهداف التي اجتمعتم من أجلها، وبالإجراءات التي سيتم العمل عليها؛ والنتائج التي تم التوصل إليها.