يعتبر نظام المعلومات (Information System) أحد أدقّ الأسس التي يمكن من خلالها الحصول على كافة التفاصيل والمعلومات والبيانات ذات العلاقة الوثيقة والمباشرة بالعمل في المنظمات، حول كلٍّ من الموارد المادية والبشرية في آنٍ واحدٍ، ويُعرف على أنّه نظام معلوماتٍ متكاملٍ يمكن من خلاله الحصول المستمرّ على المعلومات اللازمة المتعلقة بكافة شؤون المنظمة، ويُسستخدم كأساسٍ فعّالٍ وقاعدةٍ متينةٍ تساعد على اتخاذ القرارات المناسبة، ويعدّ نتاجاً حتمياً للتطوّر التكنولوجيّ الذي رافقه استخدام الحاسب الآليّ، ويتمّ معالجة هذه المعلومات إلكترونياً لغرض الاحتفاظ بها واستعادتها عند الحاجة، ويتكوّن هذا النظام من عدّة أقسامٍ تجعل منه نظاماً شاملاً ومتكاملاً.

 

مكوّنات نظام المعلومات

موارد البيانات أو المعلومات (Data Resources).

‌*موارد تقنيات البرمجة (Software Resources).والتي تضم أيضاً موارد الشبكات (Network Resources).

 

موارد الآلات والمعدات (Hardware Resources).

‌*موارد العنصر البشريّ (human Resources).

 

آلية عمل نظام المعلومات

المُدخلات: وتمثل البيانات المتعلقة بالموارد المختلفة، والتي يراد إدخالها إلى الحاسب الآليّ، ومعالجتها لجعلها صالحةً للاستخدام، ولاتخاذ القرارات المختلفة، فهي تمثل المادة الخام بالنسبة لعمل نظام المعلومات.

العمليات: وهي عبارةٌ عن الجزء التشغيليّ في النظام، وتشمل المعالجة الآلية للبيانات أو للمدخلات، ويتمّ معالجة هذه البيانات إلكترونياً وإضافتها إلى قاعدة البيانات الموجودة والمخزنة في الحاسب الآليّ، بهدف الاحتفاظ بها، وتكون المعلومات المخزنة مصنفةً ومرتبةً في ملفاتٍ بدقةٍ عاليةٍ.

المُخرجات أو النتائج: بحيث يكون أيّ فردٍ لديه صلاحيات في التعامل مع النظام بإمكانه تحديد نوعها، وأنّ يطلبها من ملف ذاكرة النظام، حيث يكون لكلّ ملفٍ رمزه الخاصّ به.

منافع استخدام نظام المعلومات

تقليل الوقت والجهد.

اتخاذ القرارات الصائبة.

تقليل التكاليف المادية.

تكوين علاقاتٍ مباشرةٍ بين العاملين من خلال استخدام الحاسب الآليّ.

توثيق البيانات وإمكانية استعادتها بأيّ وقتٍ.

تقليل عدد الموظفين اليدويين؛ ممّا يقلل تكلفة العمل .

تسريع الحصول على المعلومات؛ واستثمار عنصر الوقت.

تقليص حجم الورقيات المتداولة بالعمل إلى أدنى حدٍّ، وبالتالي التقلّيل من الفوضى.

الحصول على معلوماتٍ أكثر دقةٍ ووضوحٍ من تلك المعلومات المُسجلة يدوياً.

ضمان عدم فقدان البيانات.

سهولة التعامل مع نظام المعلومات من قٍبل الأشخاص العاملين.

مما سبق نجد أنّ هذا النظام يوفر قائمةً بالوظائف الكاملة التي تحتاج المنظمة لتغطية جوانبها، من خلال الحصول على مسمياتها وتعريف كلٍّ منها وعرض مزاياها وإمكانية توفير كلّ ما يتعلّق بها، وبالتالي ينظّم العمل ويسهّله، ممّا دفع القائمين على الأعمال في المجالات والميادين المختلفة بتكوين نظام عملٍ خاصٍّ بمؤسّساتهم.