من المعلوم، أن الشيك لا يُستخدم في الدفع على الإنترنت؛ إذ أكد 40% من أصحاب الأعمال الصغيرة أنهم يتأخرون عن تسديد ثلث مستحقاتهم لأكثر من 60 يومًا. وقد يكمن السبب في عدم السداد , في الفواتير نفسها وطريقة إعدادها؛ إذ غالبًا ما يتأخر تسديد الفواتير عن المواعيد المستحقة بسبب التفاصيل غير الصحيحة أو المفقودة عن معلومات الشركة، أو أي أخطاء أخرى.
لابد من الاهتمام بالتنسيق عند كتابة الفواتير؛ فيجب كتابتها بشكل صحيح وبطريقة احترافية، كما ينبغي أن تكون سهلة القراءة وموحدة. ولكي تتخلص من مشكلة تأخير سداد الفواتير، اتبع النصائح الآتية:
يجب أن تكون فاتورتك محددة ومباشرة في تحديد المبلغ المطلوب، مع التحديد الدقيق لنوعية المنتجات أو الخدمات المقدمة للعميل والذي بناءً عليه يتم المطالبة بهذا المبلغ. كذلك، يجب تحديد طريقة دفع الفاتورة ووسائل التواصل بالبنوك والحسابات الخاصة بشركتك ؛ حتي يتم الدفع بسهولة ويسر.
وإذا كنت ستحصل على شيك مقابل الفاتورة؛ فحدد بطريقة مباشرة اسم شركتك في البنك؛ حتي يتم كتابة الشيك الخاص بالفاتورة المرسلة لعملائك بطريقة صحيحة؛ لأن هناك شركات تستخدم اسمًا تجاريًا، قد يكون مختلفًا عن مثيله في السجلات الرسمية بالشركة، والذي بناءً عليه تم اعتماده بالبنك.
تأكد من أن نموذج فاتورتك يتضمن مجالات لاستكمال المعلومات المطلوبة من قبل العملاء؛ مثل تاريخ وشراء رقم الطلب ورقم الحساب، والوصف ورقم هوية الضرائب.
أحيانًا ما يؤخر الفارق بين استكمال الطلب وتوليد الفاتورة فترة التحصيل لأسبوع أو أسبوعين. لذا تحتاج شركتك إلى التعامل مع عملية الفوترة على محمل الجد كأن تتعامل مع شؤون شركتك بشكل عام، وليس فقط بوصفها وظيفة المكتب الخلفي.
تقدر بعض الشركات وجود انخفاض في دورة الزمن (منذ فترة توليد الفاتورة وحتى تسليمها) من ثمانية أيام للفواتير التقليدية إلى ثلاثة أيام للفواتير عبر الإنترنت. ويوفر استخدام برامج دفع الفواتير عبر الإنترنت، التكلفة والوقت أكثر من الطرق التقليدية. وفي الواقع، تصل تكلفة توليد فاتورة ورقة واحدة إلى 11 دولارًا، مع استهلاك وقت طويل.
ينصح بعض الخبراء، رواد الاعمال باستخدام الفاتورة كأداة لترويج المنتجات وجميع الخدمات التي توفرها. ويعطون مثالًا على ذلك، بأنه إذا كنت تعد فواتير لبيع المياه المعبأة، وتبيع أيضًا القهوة والوجبات الخفيفة، فضع رسالة كبيرة عن عرض خاص على أسعار القهوة أو كوبونات على هذه الفواتير؛ كي تروج للمنتجات والخدمات الأخرى التي تبيعها.
احتفظ بسجل فواتير عملائك مهما طال الزمن؛ لأنه أحيانًا ما يحدث لبس أو مشكلة في سداد بعض المستحقات دون الأخرى؛ لذا يساعد وجود هذا السجل القديم والترقيم المتسلسل لفواتير عملائك، كثيرًا في تجنب مثل هذه المشكلات؛ حيث يمكن الرجوع سريعًا لهذا السجل وتحديد مكمن المشكلة وحلها مع العملاء.
العربية
