صيفة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية في السعودية.

هناك العديد من نماذج الخطابات الرسمية المقدمة لإحدى الجهات الحكومية الرسمية، وسوف نقدم لكم فيما يلي أحد تلك النماذج على النحو التالي:

 التاريخ/

السيد رئيس القسم/ المدير تحية طيبة وبعد؛

نرجو من سيادتكم تقديم المساعدة في إيجاد الملف الإداري الخاص بموضوع الخطاب، والذي يحمل الرقم التالي /……. ، وذلك للمساعدة في إتمام المهام الوظيفية داخل العمل، وسوف يتم إعادة الملف الإداري مرة أخرى، ومع جزيل الشكر والاحترام لكم.

اسم الموظف/…..

التوقيع/…..

 أنواع الخطابات الرسمية

هناك نوعان من الخطابات الرسمية وهما كالتالي:

• الخطاب التجاري

وهو الخطاب الذي يتعلق بكافة الأمور والشئون التجارية، واهم ما يميز هذا الخطاب أنه يحتوي على ما يطلق عليه بالترويسة، وهي عبارة عن طريقة يتم من خلالها تسجيل كافة البيانات والمعلومات التي تتعلق بالمؤسسة، والتي تتمثل في الاسم والعنوان ونوع التجارة الخاصة بها، ورقم السجل التجاري بالإضافة إلى بعض معلومات التواصل الاجتماعي مثل الصندوق البريدي، وأرقام الهاتف الخاص بالمؤسسة والموقع الالكتروني الرسمي الخاص بها، واخيرا شعار المؤسسة.

• الخطاب الرسمي

وهذا النوع من الخطابات يتعلق بالنواحي الوظيفية سواء كانت معروضات أو قرارات إدارية أو تعليمات عامة.

كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

كما سبق وإن أشرنا أن للخطابات الرسمية طريقة محددة يحب إتباعها، وصيغة معينة قد تختلف عن بعضها لبعض قليلاً ولكن هناك بعض العناصر التي يجب توافرها في الخطاب الرسمي حتى لا يفقد هيئته، وكما وضحنا سابقاً أن لابد أن يتم كتابة هذا الخطاب عن طريق أشخاص مختصين ذات خبرة، ولكن على غرار ذلك سوف نوضح لكم كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية حتى يتم قبوله بدون اي اعتراض أو تأخير، ولذا يجب الالتزام بما يلي :-

• يجب أولاً تحديد الإطار الصحيح لشكل الخطاب، بمعني أنه يحب تحديد ما إذا كان هذا الخطاب موجه من جهة رسمية لجهة رسمية أخرى، أو من قبل أحد الأشخاص العاملين في احد القطاعات أو المؤسسات إلى تلك الجهة الرسمية التي يعمل بها، او من أحد الأفراد الذين يستفيدون من الخدمات التي تقدمها تلك المؤسسة الرسمية.
• يجب اتباع بعض القواعد عند كتابة الخطاب الرسمي والتي تتمثل فيما يلي على سبيل المثال لا الحصر:-
• يجب استخدام ورق أبيض للكتابة أو ورق أصفر ساده لا يوجد به أي نقوش أو شعارات خاصة بالجهة او المؤسسة الرسمية التي سوف يرسل إليها الخطاب، مع عدم وجود أى أشكال أو رسومات يتم تواجدها في داخل الخطاب.
•  يجب أن يتم كتابة الصيغة المستخدمة في الخطاب عن طريق برنامج وورد مع مراعاة أن يكون حجم الخط 16 أما في حالة ما إذا اضطر الشخص لكتابه النموذج الرسمي بخط اليد، وذلك لعدم توافر هذا البرنامج سابق الذكر، فيجب أن يستخدم قلم أزرق للكتابة، وذلك حتى يتم التمييز فيما بين النسخة الأصلية للنموذج والصورة الخاصة به.
• يجب أن تكون المسافة ما بين السطر والسطر الآخر متساوية.
• يجب الالتزام بان تكون الكتابة في منتصف الورق دون وجود اي براويز او رسم او اشكال
• يتم الالتزام بالصيغة والتي تتمثل في البدء بالسلام والتحية ” السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، ثم يليه في السطر اسم الشخص الذي يوجه الخطاب إليه، مع كتابة الصفة الخاصة بالشخص سواء كان المدير او الرئيس أو غيره، وفي السطر التالي يكتب تحية طيبة وبعد، ويلي ذلك كتابة مضمون الخطاب.
• يجب الالتزام في هذه المرحلة بقواعد الخطابة والتي يجب فيها الالتزام بالدقة في اختيار العبارات التي توضح الهدف من الخطاب ،  وبالرغم من ضرورة أن يكون الخطاب مفصلاً ولكن مع مراعاة عدم الإطالة في الجمل.
• وفي النهاية يحب وضع خاتمة تحتوي على تحية وشكر، وفي السطر الذي يليه من جهة اليمين يكتب مرسل لسيادتكم، ويتم وضع التوقيع والختم.

النموذج العام للخطاب الرسمي

سوف نقدم لكم فيما يلي نموذج من الخطابات الرسمية والتي تتوافر فيه كافة الجوانب التي سبق وأن أوضحناها لكم والذي يكون على النحو التالي:-

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد….

الى السيد …….

تحية طيبة وبعد

بناء على الطلب الذي تم ارفاقه في هذا الخطاب نرجو من سيادتكم قبول الطلب لتأجيل عقد الاجتماع المقرر، وذلك لتوافر العديد من الاسباب والتي تتمثل فيما يلي /……

مع إمكانية إرسال موعد اخر للاجتماع إن امكن ذلك لاعتماده بدلاً عن الموعد الذي تم تأجيله مع فائق الاحترام

ولكم جزيل الشكر والاحترام والتقدير

مرسله لسيادتكم …..

التوقيع أو الختم

التاريخ يوم / شهر/ سنة.

نصائح هامة يجب مراعاتها عند كتابة الخطاب الرسمي

هناك العديد من النصائح التي يجب اتباعها عند كتابة الخطاب الرسمي والتي سوف نوضحها لكم في هذا المقال على النحو التالي:-

• يجب مراعاة اختيار الألفاظ والمعاني الدقيقة والواضحة أثناء الكتابة.
• يجب استخدام العبارات الدلالية التي توضح الهدف من الخطاب دون مبالغة.
• يجب توخي الحذر عند اختيار الجمل وذلك لتحري الصدق في المعلومات والمصداقية في الموضوع.
• يجب الاهتمام بتوضيح الأفكار وترتيبها.
• يجب اتباع الإيجاز الذي لا يؤثر على المعني
• يجب أن يكون الخطاب ذات أسلوب مقنع وبعيد كل البعد عن اظهار المشاعر والعواطف
• في حالة ما إذا كان هذا الخطاب هو رد لخطاب اخر سابق، في هذه الحالة بكل كتابة رقم هذا الخطاب وتاريخ إرساله ومضمونه بإيجاز
• في حالة ما إذا كان الخطاب هو رد على خطاب اخر رسمي سابق يتضمن العديد من الأفكار المتسلسلة يحب أن يكون الرد من خلال خطاب رسمي يتضمن على نفس الأفكار طبقا لنفس التسلسل السابق ذكره في الخطاب الاول المرسل.

أهمية الخطاب الرسمي

للخطاب الرسمي العديد من الفوائد والاهمية والتي سوف نوضحها لكم بالتفصيل فيما يلي :-

• يعد أحد أهم الوسائل التي تهدف للتواصل بين الهيئات او المؤسسات وبعضها، او ما بين احد الأفراد العاملين بالمؤسسة أو أحد القطاعات وبين تلك الجهة الرسمية.
• للخطاب الرسمي اهمية كبيرة على المستوى الوظيفي
• الخطاب الرسمي يقرب من المسافات ويعمل على توفير الوقت والجهد المبذول
• يعتبر من الوثائق المحفوظة أو يعتبر مستند رسمي يمكن الرجوع إليه والاستناد به في أي وقت
• يعتبر أحد الوسائل الموثوق بها في الاعلان عن احد الأمور الهامة التي تتعلق بالمجال الوظيفي أو المجال المهني أو غيره من الأمور التي تتعلق بحياتنا.
• يعتبر الخطاب الرسمي هو الوسيلة الوحيدة المؤكدة للتواصل فيما بين الأشخاص أو الهيئات أو المؤسسات فيما بينهم على حد سواء.
•