تُحقّق الرقابة على الآلات المكتبية عن طريق التنظيم للسجلات التي تُسجل فيها كل الآلات الموجودة في المنظّمة، وتنظيم البطاقات للآلات بحيث يخصص لكل آلة بطاقة تسجل عليها المعلومات التفصيلية عن الآلة مثل: رقمها المتسلسل ونوعها واسم الشركة المنتجة لها وثمن الشراء ومكان الاستعمال. ويجب أن يتم توفر فراغ على البطاقة لتسجل فيه عدد مرات الصيانة التي تمّت عليها والتاريخ الذي تمَّ الإجراء فيه والتكاليف في كل مرة، وتحفظ السجلات وبطاقات الآلات بشكل مركزي في الجهة المسؤولة عن الصيانة في المنظّمة.

فوائد الرقابة على الآلات المكتبية:

تساعد في تحقيق الفائدة العظمى من الآلات وفي التأكد من أن الآلات الموجودة في الأماكن التي يتحقّق منها أكبر استفادة للعمل.

تسهل عملية التبديل للآلات القديمة بآلات جديدة وتساهم في معرفة الآلات القديمة، والتي تمثّل الآن تكاليف الصيانة فيها عالية جدًا؛ ليتم بيعها أو تبديلها والتخلص منها.

تسهل من القدرة على نقل الآلات وإرسالها إلى أماكن العمل التي تكون المنظّمة بحاجتها.

تساهم في تنسيق عملية شراء وبيع الآلات؛ بتحديد مواعيد معينة تراعى بواسطة كل أقسام وإدارات المنظّمة.

تسهل عملية التأكد بالنسبة للإدارة من أن خدمات الصيانة مقدمة للآلات، كما تسهل أيضًا معرفة التكاليف لصيانة كل آلة.