المصاريف بشكل عام هي أي مبالغ مالية يتم دفعها من قِبل الأفراد والمؤسسات والشركات؛ بهدف تحقيق غرض معين أو الحصول على خدمة معينة أو سلعة معينة، وتختلف المصاريف في طبيعتها فهنالك مصاريف تقوم المؤسسات بدفعها للحصول على السلع وهي تكون مقابل الشراء السلع، والنوع الآخر من المصاريف من الممكن أن يكون مقابل الحصول هلى المنتجات، كأن تقوم الشركة بدفع الأموال لتجهيز سلعة معينة أو للقيام بعملية إنتاجية معينة، فلا يمكن لأي مؤسسة أن تقوم بالأعمال المطلوبة منها دون أن تدفع المال، فللحصول على المال لا بُدّ أن تقوم بدفع المال.

مفهوم المصاريف المدفوعة مقدماً والمصاريف المستحقة:

المصاريف المدفوعة مقدماً، هي أحد أنواع المصاريف التي تقوم المؤسسات والشركات بدفعها قبل أن تحصل على الخدمة أو السلعة؛ فهي تقوم بدفع الأموال للعميل أو المصاريف نظراً لأن العميل موثوق به وتم التعامل معه فيما سبق، وبالرغم من ذلك تحصل الشركة أو المؤسسة على سند قبض تضمن فيه الأموال التي تم دفعها ويكون موقع من قِبل الشركة والعميل باالقيمة المالية التي تم دفعها. وتبعاً للمبادئ والقواعد المحاسبية فإنه يتم تسجيل هذه المبالغ المالية أو المصاريف المدفوعة مقدماً في الفترة المالية القادمة، وعادةً ما يتم معالجة المصاريف المدفوعة مقدماً بقيد محاسبي مخصص لها، ويتم ترحيلها وترصيدها وتسوية الحسابات الخاصة بها.

بينما المصاريف المستحقة، فهي مصاريف التزامات مالية تستحق على الشركة دفعها أو سدادها، فهذه الالتزامات يجب على الشركة دفعها؛ نتيجة حصولها على خدمة معينة أو حصولها على منتجات معينة تم شرائها من الغير، وعادةً ما يتم تسجيل المصاريف المستحقة في الدفاتر المحاسبية ويتم تسجيلها من خلال القيود المحاسبية في دفتر اليومية ودفتر الأستاذ العام.

الفرق بين المصاريف المدفوعة مقدماً والمصاريف المستحقة:

العديد من الفروقات والتي من خلالها يمكن التمييز بين المصلريف المستحقة والمصاريف المدفوعة مقدماً. ومن أهم هذه الفروقات ما يلي:

المصروفات المدفوعة مقدماً: تُسجل المصاريف المدفوعة مقدماً في قائمة المركز المالي، وتُسجل في جانب الأصول، وبناءً على أساس الاستحقاق فيتم استبعاد هذا النوع من المصاريف من ميزان المراجعة.

المصروفات المستحقة: تُعتبر المصاريف المستحقة بأنها عكس المصاريف المدفوعة مقدماً، وعادةً ما تتحمل المؤسسات والشركات النفقات المستمرة والدوية والتي تكون منتظمة في نهاية كل فترة مالية، مثل الأجور الخاصة بالعمال، الفوائد المستحقة على القروض التي تأخذها الشركة من البنوك والضرائب التي يجب على الشركة أن تقوم بدفعها للجهات المعنية.