التقدير بشأن مقدار الوقت والمصادر اللازمة لتنفيذ العمل بناءً على معايير مقبولة للأداء، هذا بالتالي يتطلب منك أن تقوم بتحديد حجم المهمة أو مجموعة المهام المحدّدة بالقياس إن أمكن، كذلك مقدار الجهد اللازم لإنجاز العمل، ثم قُمّ بطرح السؤالين التاليين:

كيف يمكن تجزئة العمل؟

هل يمكن توزيعه على شخصين أو أكثر؟

بالنسبة للجهد فإنه يُقاس بوحدات الزمن الخاصة بالمشروع- ساعات، أيام، أسابيع وعندما يُعرّف الجهد اللازم حدّد احتياجك من الأفراد على النحو الأمثل، مع الأخذ بعين الاعتبار الوقت المتوافر للفرد لتحدّد مقدار الجهد المطلوب منه. ويعتبر الجهد مقياس مباشر للوقت الذي يقضيه الفرد في أداء جزء من العمل في أيام العمل العادية، غير أنه للأسف سيكون لدى ذلك الفرد في أغلب الأحيان عمل آخر غير مرتبط بالمشروع، فلا بُدَّ من إنجازه وهذا من شأنه أن يقلّل من الجهد الذي سيبذله لإنجاز العمل الخاص بالمشروع.

وعندما يعمل الفرد بطاقة (50%) فإن العمل سيستغرق على الأقل ضعف عدد أيام العمل، غير أنه علميًا يأخذ أكثر من ذلك بسبب تأثير المسار العكسي الناتج عن الانقطاع في سير العمل، والجهد مقياس للعمل المستمر دون انقطاع.

أمّا الزمن فهو تحويل العمل إلى جهد آخذين بعين الاعتبار عدد الأشخاص المشتركين وطاقاتهم وبدل الوقت غير المنتج. وبما أن الزمن يُقاس بأيام العمل العمل الفعلية فإن ذلك يشبه مطلقًا ما هو معين في الجدول.

الزمن الذي يجب التركيز على تقديره:

الأيام التي لا يتوفر فيها الشخص للعمل على المشروع.

العُطل العامة وعُطل المنظّمة.

أيام العُطل عطلة نهاية الأسبوع.

عطل الموظفين.

وأول خطوة تتخذها هنا هي أن تحسب بعض الأزمان الحقيقية، ثُمَّ تطبقها على رُزنامة للوصول إلى جدول مناسب.

تقدير الزمن:

بما أن الزمن لكل مرحلة رئيسية هو الزمن الفعلي الذي تستغرقه لإنجاز العمل، فإن ذلك يعتبر عادة أكثر أجزاء عملية التخطيط صعوبة، للأسف فإن هناك وفرة في النصائح الجيدة في معظم المنظّمات بخصوص الزمن الذي يستغرقه أو يجب أن يستغرقه، أو يجب أن يستغرقه عمل معين. تعتبر مصادر التقدير الصحيح محدودة فهي إمّا:

خبرات الآخرين.

معلومات سابقة من مشاريع أُخرى.

نظرة الخبراء.

لا يوجد بديل للخبرة، فإذا كان هناك عمل مشابه تمَّ إنجازه سابقًا، فإنه يمكنك أن تطلب نصيحة الأشخاص الذين نفذوه وأن تُكيف ما تحصل عليه من معلومات بحيث تتلائم مع مشروعك، وهذه طريقة جيدة للبدء بالتقديرات الزمنية ولكن يجب أن تكون حذر، فالمعادلة التي تربط الجهد والأداء معادلة تختلف باختلاف الأشخاص.

أمّا المصدر الثاني للتقدير هو الخبراء، من هم الخبراء؟

فقد يكون هناك قلّة منهم كما يعتقدون اسأل دائمًا أسئلة عن الواقع مقارنة مع التقدير الأصلي لبعض الأعمال، وتأكد بأن طبيعة أو محتوى العمل لم يتغير، وسرعان ما تكتشف من كان فوق المتوسط في تقديره الصحيح، ولا تنسَ أن تحتفظ بسجل يبيّن كيفية التوصل إلى التقديرات للرجوع إليه في حالة خطئها، وعندئذٍ يمكنك أن تُحسن مهاراتك في التقدير.