يوجد العديد من الأعمال الكتابية التي تُنجز في المكتب تحمل أرقام متسلسلة، وفي هذه الحالة يكون من السهل عدّها واستخراج كمية العمل الذي أُنجزت منها من الأمثلة عليها: الشكيات والفواتير والأوراق الصادرة والواردة وغيرها، ويتمكّن المحلّل الإداري من الحصول على معلومات عن كمية العمل في المنظّمة عند إجراء الدراسة، بواسطة الاطلاع على جدول أعمال الموظف اليومية والأسبوعية، فهما نموذجان يقدّمان فكرة من إنتاج الموظف اليومي والأسبوعي والمعلومات التي تحتويها، حيث تفيد كثيرًا في إجراء دراسة لكمية العمل في المنظّمة.

وعند إجراء دراسة لكمية العمل فإن المحلّل الإداري يستخدم نموذج خاص يُسمّى نموذج كمية العمل، ويعتمد المحلّل الإداري على جدول الأعمال اليومية ونموذج الأعمال الأسبوعية للحصول على المعلومات، فيقوم بأخذ الأرقام عن إنتاج الموظف وينقلها إلى نموذج كمية العمل، ويقوم أحيانًا المحلّل بالحصول على معلومات كمية العمل بأنفسهم، ويتم ذلك عن طريق تعداد إنتاج كل موظف. ويلجأ المحلل الإداري إلى هذه الطريقة عندما لا يجد معلومات من الجداول السابقة.

ودراسة كمية العمل هي الوسيلة الخامسة من وسائل تبسيط الأعمال، ولا تجري هذه الدراسة إلا بعد القيام بالدراسات الأخرى الداخلة في مجال تبسيط الأعمال. وعندما يتبين من تلك الدراسات أن المشكلة التي تواجه المنظّمة هي مشكلة من مشاكل الإنتاج وليست من مشاكل الإدارات.

ويُملأ النموذج بواسطة محلّل الإداري عند إجراء دراسة كمية العمل في المنظّمة، وتؤخذ المعلومات من جدول الأعمال اليومية. وإذا لم تكفي للدراسة فيقوم بنفسه بجمع المعلومات اللازمة. وحتى لا يتم نسيان بعض الأعمال التي يقوم بها الموظف، فإن المحلّل يستخدم قائمة الواجبات الأسبوعية ليدقّق المعلومات التي ملأها في نموذج كمية العمل، وحتى يشمل هذا النموذج كل النشاطات والأعمال التي يقوم بها الموظف في الأسبوع.

كيفية تعبئة نموذج كمية العمل:

تعبئة نموذج كمية العمل بسيطة، فيأخذ المحلّل الإداري من جدول الأعمال اليومية بداية وقت القيام بالعمل ووقت الانتهاء منه والفرق بينهما الذي يوضّح مدة الوقت الذي إنقضى في تنفيذ العمل، ثُمَّ يقوم بذكر نوع العمل وعدد الوحدات التي تمَّ إنجازها في تلك المدّة الزمنية، بعد أن ينهي المحلّل تعبئة نموذج كمية العمل يجمع المُدّة الزمنية فيحصل على مجموع الوقت الذي صُرف على تلك الأعمال، كما يحصل على مجموع وحدات العمل التي أُنجزت خلال ذلك الوقت من كل نوع من أنواع العمل، وهكذا يحصل المحلّل الإداري على بيان كمية العمل التي أنجزها الموظف خلال فترة زمنية محددة.