"محتويات
? ما هي الإدارة الالكترونية؟
? مزايا الإدارة الالكترونية
? سلبيات الإدارة الالكترونية
? معلومة
? المراجع
ما هي الإدارة الالكترونية؟

يُعرّف نظام الإدارة الإلكتروني على أنه نظام برمجي لتنظيم وتخزين أنواع مختلفة من المستندات، وهو نوع أكثر تحديدًا من أنظمة إدارة المستندات، وأكثر عمومية من نظام التخزين، يتمثل دوره في مساعدة المستخدمين على تنظيم وتخزين الورق أوالمستندات الرقمية. يشير EDMS بشكل أكثر تحديدًا إلى نظام برمجي يتعامل مع المستندات الرقمية، بدلاً من المستندات الورقية، وفي بعض الحالات قد تتعامل هذه الأنظمة أيضًا مع الإصدارات الرقمية الممسوحة ضوئيًا من المستندات الورقية الأصلية. توفر إدارة المستندات الإلكترونية طريقة لتخزين قدر كبير من المستندات الرقمية مركزيًا، ويتضمن العديد منها ميزات لإسترجاع المستندات بكفاءة.[?]




مزايا الإدارة الالكترونية

من المهم الإعتماد على التكنلوجيا في إدارة المستندات الكثيرة الخاصة بالعمل، وهذا بسبب وجود مزايا عدة لاستخدامها:[?]

وجود نسخ إحتياطية موثوقة: قد لا يتم نسخ المحتوىاحتياطيًا بشكل صحيح في غالبية الأحيان، وغالبًا ما يُكتشف ذلك بعد فوات الأوان وفقدان المحتوى، ولكن بمجرد أن تصبح البيانات رقمية، يمكنك بسهولة إنشاء نسخ احتياطية لتخزينها خارج الموقع.
زيادة الأمان والتحكم: يمكن أن تكون المستندات مهمة وحساسة للغاية، ومن الضروري وجود أمان وتحكم كافيين لاسترداد المعلومات الموجودة فيها عند الحاجة.
سرعة أداء العمل: يصبح الموظفون قادرون على إنجاز مهامهم بشكل أسرع، وذلك لإختصار الوقت في البحث عن مكان المستند الذي يريدونه، فيجدونه بسرعة وبكبسة زر واحدة.
تناسق أكبر للمحتوى: يمكنك الآن بواسطة الإدارة الإلكترونية أن تنسّق المحتوى فتغير أسماء المستندات وترتبها حسب نسق معين تريده.




Volume 0%
 
سلبيات الإدارة الالكترونية

لا بد من أنك تفكر الآن في تحويل جميع الوثائق والمستندات الموجودة في مكتبك إلى مستندات رقمية، ولكن لا بد لك أن تعلم انك بحاجة إلى وقت كبير لتحويل كل هذه الملفات، وذلك باستخدام الماسح الضوئي، وبعد ذلك يجب تسمية كل وثيقة وترتيبها بطريقة ومكان مناسبين. من أهم سلبيات الإدارة الإلكترونية هي التكلفة المرتفعة لشراء برامج المسح الضوئي، وشراء نظام إدارة السجلات الإلكترونية، وبالإضافة إلى ذلك فإنك ستتكبد تكاليف تدريب الموظفين الذين يعملون لديك على استخدام نظام إدارة المستندات الجديد.[?]




معلومة

يهدف ترتيب المستندات وتنظيمها إلى تسهيل إمكانية الوصول إليها عند الحاجة، وضمان سلامتها وأمنها. يمكنك تحقيق مبدأ الإدارة الإلكترونية من خلال استخدم مجلدات التثبيت الافتراضية لملفات البرامج، وإنشاء مجلدات في تسلسل هرمي منطقي، ووضع الملفات في داخل المجلدات الكبيرة، ومن ثم اتخاذ مصطلحات محددة لتسمية الملفات والمجلدات، وإعادة تنظيم الملفات بين فترة وأخرى للحفاظ على الترتيب الصحيح لها، مع التأكيد على ضرورة إنشاء نسخة إحتياطية لكافة المستندات التي تملكها، لحماية البيانات الموجدة فيها من الفقدان أو الضياع أو التلف لسبب أو لآخر، وذلك بنسخ البيانات على محرك الأقراص الخاص بك أو على أي مكان آخر. ولا بد من التنويه على أن الإدارة الإلكترونية يجب أن تكون جزء لا يتجزأ من استراتيجية شاملة لإدارة المستندات في عملك.[?]




المراجع
? ""Electronic Document Management System (EDMS)"", techopedia, Retrieved 19-8-2020. Edited.
? ""10 Benefits of Electronic Document Management"", www.goldnps.com, Retrieved 19-8-2020. Edited.
? ""Pros Outweigh The Cons Of Electronic Document Management"", sites, Retrieved 19-8-2020. Edited.
? ""10 File Management Tips to Keep Your Electronic Files Organized"", www.thebalancesmb.com, Retrieved 19-8-2020. Edited."